Die Stammdaten (beispielweise von Artikel, Lager und Adressen) führen im Zusammenspiel den Einrichtungsdaten (zum Beispiel für die Bereiche Absatz und Beschaffung) zu Bewegungsdaten, welche im unterschiedlichen Kontext Verwendung finden (auf den Belegen, in Auswertungen oder im BI).

Unter Berücksichtigung vom Anwendungsbereich der Stammdaten ist es essentiell, dass diese korrekt sind, stets gepflegt werden und den Anwendenden ggf. auch nicht mehr zur Verfügung stehen dürfen. Dazu wurden in zahlreichen Organisationen die formelle oder informelle Rolle des Data Steward eingeführt, der für alle Fragen bzw. Unstimmigkeiten in den Datenquellen zu Verfügung steht.

Die Geschäftsprozesse einer Organisation können nur auf Grundlage korrekter Stammdaten effizient abgehandelt und digitalisiert werden. Ist dieses Fundament in den Systemen unzureichend gepflegt, kann dies beispielsweise zu Fehler in den Prozessen oder Irritationen bei Interpretation von Auswertungen führen und die Digitalisierung von betrieblichen Abläufen erschweren oder die digitale Transformation von Geschäftsmodellen verunmöglichen.

Prof. Dr. Winkelmann, Inhaber vom Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik an der Universität in Würzburg (mit dem grössten ERP-Labor im deutschsprachigen Raum), spricht dabei stets vom «Datenfundament einer Organisation». Welche Bedeutung die Stammdaten in den verschiedenen Systemen haben und die Auswirkungen, wenn diese nicht gepflegt werden, erfährt man anhand zahlreicher Beispiele in seinen Podcasts.

Auch im Zuge des Projekts zur Integration von zwei ERP-Systemen für die Auftragsverwaltung und Webshop wurde ich unter anderem mit der Datenübernahme von Adressdaten beauftragt. Trotz sorgfältiger Pflege der Adressdaten im Altsystem hat sich herausgestellt, dass rund ein Drittel der Adressdaten fehlerhaft oder gar ungültig waren.

Mittels einer Lösung zur automatischen Adresspflege konnten die Datensätze validiert und korrigiert bzw. bereinigt ins Zielsystem übernommen werden. Die Adresspflege ermöglicht es ausserdem, zu einem späteren Zeitpunkt (beispielsweise vor einer Aussendung) die Datensätze wiederholt bzw. neu hinzugefügte Adressen zu validieren. Die dabei anfallenden Kosten sind geringer, als die manuelle Pflege ungültiger Adressen bei Rücksendungen durch die Post.

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